Urządzenie każdorazowego zebrania, autonomicznie od jego formatu jak również problematyczności, należy zainicjować od zaplanowania koncepcji. Na co dzień określa to rozstrzygnięcie na podstawowe interpelacje tyczące się wyczekiwanego spotkania. Temat konferencji winien bywać fascynujący dla potencjalnych słuchaczy jak również odwoływać się do przymusowości rynku. Od jego selekcji zależy to, kogo sprosimy do uczestnictwa w istocie referentów. Cudownie było by też spoić obraz faktów z formą obszaru, jeżeli obmyślamy telekonferencję odnoszącą się do wzroście, nowiutkich technikach albo również nowinki zatem zadbajmy o dobór nowoczesnego centrum sesyjnego. Powodzenie zajść w zauważalnej mierze współzależy od selekcji miejsca, w którym zostanie ono zorganizowane. Zlokalizowanie zjazdu ma ogromne znaczenie zarówno dla wykładowcy, jak i dla jego odbiorców. Fundamentalnym detalem jest prezencja i klasa miejsca, do którego powołamy odbiorców, gdyż podpowiada ono o naszym guście a także zaznacza autorytet epizodu. W chwili spotkania nieprzerwanie lustrujmy jego tok. W momencie pojawienia się nieprzewidzianych wydarzeń, zapytajmy o asystę pracowników z namiaru terenu konferencyjnego.